Nueve formas de transformar la gestión de procesos en la industria farmacéutica gracias a Smartsheet
10 minutos
Industria farmacéutica y sanitaria
Contenido
Cada día la industria farmacéutica enfrenta múltiples desafíos complejos que requieren una gestión eficiente de los procesos para garantizar la seguridad, la calidad y el cumplimiento normativo. En este sentido, Smartsheet ofrece soluciones efectivas para mejorar la gestión de procesos en todos los niveles de la industria farmacéutica. Pero realmente, ¿cómo puede Smartsheet contribuir específicamente a abordar los desafíos de la gestión de procesos en la industria farmacéutica?
Te presentamos 9 maneras de utilizar Smartsheet en la industria sanitaria (con casos de uso real)
1. Desarrollo y lanzamiento de producto
El desarrollo y el lanzamiento de productos en la industria farmacéutica suponen un proceso complicado que requiere una coordinación adecuada entre múltiples equipos y departamentos. Con Smartsheet, puedes gestionar todo el ciclo de vida del producto, desde la investigación inicial hasta el lanzamiento al mercado, optimizando la gestión de los plazos, mejorando la colaboración entre los miembros del equipo y garantizando el cumplimiento normativo en todo momento.
Beneficios de usar Smartsheet para el desarrollo y lanzamiento de productos:
1. Planificación y gestión del roadmap de productos:
Permite crear y gestionar un roadmap de producto visual, definiendo las iniciativas, prioridades y fechas límite para el desarrollo del producto.
Facilita la comunicación del roadmap a las partes interesadas y asegura la alineación de todos los equipos involucrados.
2. Gestión de tareas y flujos de trabajo:
Permite crear y asignar tareas a los miembros del equipo, definiendo plazos, responsables y dependencias entre tareas.
Ofrece herramientas para monitorear el progreso de las tareas, identificar cuellos de botella y tomar medidas correctivas.
Permite automatizar flujos de trabajo repetitivos, como la aprobación de documentos o la solicitud de cambios.
3. Colaboración y comunicación:
Facilita la colaboración entre los equipos de desarrollo, marketing, ventas y otros departamentos involucrados en el lanzamiento del producto.
Ofrece funciones de mensajería instantánea, foros de discusión y notificaciones para mantener a todos informados.
Permite compartir archivos, documentos y comentarios de forma centralizada.
4. Gestión de documentos y revisiones:
Permite almacenar y organizar de forma centralizada todos los documentos relacionados con el desarrollo del producto, como especificaciones técnicas, diseños, planes de pruebas y materiales de marketing.
Facilita la colaboración en la revisión y aprobación de documentos, con un registro de cambios auditables.
5. Seguimiento de lanzamientos y análisis de datos:
Permite crear y gestionar planes de lanzamiento detallados, incluyendo tareas, responsables y fechas límite.
Facilita el seguimiento del progreso del lanzamiento y la identificación de posibles problemas.
Ofrece herramientas para analizar datos de ventas, marketing y satisfacción del cliente para evaluar el éxito del lanzamiento.
Casos de uso de Smartsheet para el desarrollo y lanzamiento de productos
Gestión de ideas de productos: Smartsheet puede utilizarse para capturar, evaluar y priorizar ideas de productos provenientes de diversas fuentes.
Desarrollo de productos: Smartsheet puede utilizarse para gestionar el proceso de desarrollo de productos, desde la definición de requisitos hasta la implementación y las pruebas.
Gestión de lanzamientos de productos: Smartsheet puede utilizarse para planificar, ejecutar y monitorear lanzamientos de productos, coordinando actividades de marketing, ventas y distribución.
Gestión de cambios: Smartsheet puede utilizarse para gestionar cambios en el producto, incluyendo la evaluación del impacto, la comunicación a las partes interesadas y la implementación de cambios.
Análisis de post-lanzamiento: Smartsheet puede utilizarse para analizar datos de ventas, marketing y satisfacción del cliente para evaluar el éxito del lanzamiento y tomar decisiones para mejorar el producto.
2. Gestión PMO
Gestionar los procesos de toda una organización puede suponer una tarea difícil. Sin embargo, con la implementación de Smartsheet y gracias a su automatización, te permite planificar, supervisar y controlar proyectos en tiempo real, garantizando que los objetivos se alcancen y los resultados esperados se entreguen en el tiempo y plazos establecidos. Además, podrás obtener una visión completa de la situación de tu proyectos individuales y proyectos a nivel de portfolio garantizado la adecuada toma de decisiones.
Beneficios de usar Smartsheet para la gestión Project Management Office en la industria farmacéutica
1. Centralización de la información:
Almacena y organiza de forma centralizada toda la información relacionada con proyectos, incluyendo planes, documentación, tareas, informes y comunicaciones.
Facilita el acceso a la información para todos los miembros del equipo, mejorando la transparencia y la colaboración.
2. Planificación y seguimiento de proyectos:
Permite crear planes de proyecto detallados con tareas, plazos, responsables y recursos asignados.
Ofrece herramientas para monitorear el progreso de los proyectos, identificar riesgos y tomar medidas correctivas.
Genera informes de estado personalizados para visualizar el avance de los proyectos y tomar decisiones informadas.
3. Gestión de recursos:
Permite asignar recursos a proyectos de forma eficiente, asegurando que los equipos tengan la capacidad necesaria para completar sus tareas.
Facilita el seguimiento del uso de recursos y la identificación de posibles cuellos de botella.
4. Gestión de riesgos:
Permite identificar, evaluar y priorizar los riesgos potenciales que puedan afectar a los proyectos.
Ofrece herramientas para desarrollar planes de acción para mitigar los riesgos y proteger el éxito de los proyectos.
5. Comunicación y colaboración:
Facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo, permitiendo compartir información, discutir problemas y tomar decisiones conjuntas.
Ofrece funciones de mensajería instantánea, foros de discusión y notificaciones para mantener a todos informados.
6. Automatización de flujos de trabajo:
Permite automatizar tareas repetitivas, como la creación de informes, el envío de notificaciones o la asignación de tareas, liberando tiempo para que el equipo se centre en actividades más estratégicas.
7. Integraciones con otras aplicaciones:
Se integra con diversas aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), herramientas de gestión de documentos y software de análisis de datos.
Casos de uso de Smartsheet para la gestión PMO farmacéutica
Gestión del ciclo de vida del producto: Smartsheet puede utilizarse para gestionar el ciclo de vida completo de un producto farmacéutico, desde la investigación y el desarrollo hasta la comercialización y el post-mercado.
Gestión de ensayos clínicos: Smartsheet puede utilizarse para planificar, ejecutar y monitorear ensayos clínicos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones y la protección de los participantes.
Gestión de lanzamientos de productos: Smartsheet puede utilizarse para planificar y ejecutar lanzamientos de productos farmacéuticos, coordinando actividades de marketing, ventas y distribución.
Gestión de cambios: Smartsheet puede utilizarse para gestionar cambios en los proyectos, incluyendo la evaluación del impacto, la comunicación a las partes interesadas y la implementación de cambios.
Gestión de riesgos: Smartsheet puede utilizarse para identificar, evaluar y priorizar los riesgos de los proyectos, desarrollando planes de acción para mitigarlos.
3. Cumplimiento regulatorio
El cumplimiento normativo es fundamental en la industria farmacéutica, ya que las regulaciones son estrictas y cambian constantemente. Smartsheet proporciona funciones sencillas y eficaces para gestionar, almacenar y mantenerse al tanto con las autoridades sanitarias.
Áreas clave del cumplimiento regulatorio
Buenas Prácticas de Manufactura (GMP): Establecen estándares para la fabricación de medicamentos, asegurando que se produzcan de manera consistente y de alta calidad.
Buenas Prácticas de Laboratorio (GLP): Regulan la realización de pruebas de laboratorio para medicamentos, garantizando la confiabilidad y validez de los datos.
Buenas Prácticas Clínicas (GCP): Gobiernan la realización de ensayos clínicos con medicamentos, protegiendo a los participantes y asegurando la integridad de los resultados.
Registro de medicamentos: Proceso de aprobación regulatoria para comercializar un nuevo medicamento, demostrando su seguridad, eficacia y calidad.
Farmacovigilancia: Monitoreo continuo de la seguridad de los medicamentos una vez que están en el mercado, identificando y gestionando los riesgos potenciales.
Publicidad y promoción: Regula la forma en que las empresas farmacéuticas promocionan sus medicamentos, evitando información engañosa o publicidad falsa.
Precios y reembolsos: Establecen normas para la fijación de precios y el reembolso de medicamentos, asegurando la accesibilidad para los pacientes.
El cumplimiento regulatorio es un aspecto fundamental de la industria farmacéutica. Si bien presenta desafíos, también ofrece importantes beneficios para las empresas que lo implementan de manera efectiva.
Las empresas farmacéuticas que cumplen con las regulaciones protegen la salud pública, fortalecen su reputación, reducen riesgos legales, aumentan la confianza de los inversores y obtienen ventajas competitivas.
El cumplimiento de muchas de estas regulaciones será más sencillo gracias a la gestión a través de Smartsheet.
4. Gestión de inventarios y proveedores
Centraliza la información en tiempo real para mejorar tu inventario y las relaciones con proveedores y clientes. Un software como Smartsheet te permite administrar y optimizar la gestión del inventario de manera eficiente y coordinar el trabajo con tus proveedores, garantizando que siempre tengas visibilidad completa.
Lo que Smartsheet puede hacer en la gestión de inventarios:
Seguimiento de stock: Smartsheet permite realizar un seguimiento preciso del stock de productos, incluyendo niveles de inventario, ubicaciones, costos y fechas de vencimiento.
Alertas de inventario: Se pueden configurar alertas para notificar cuando los niveles de inventario son bajos o cuando se acercan las fechas de vencimiento.
Órdenes de compra: Smartsheet facilita la creación y gestión de órdenes de compra, incluyendo la selección de proveedores, la solicitud de productos y el seguimiento del estado de las órdenes.
Informes de inventario: Se pueden generar informes personalizados para analizar datos de inventario, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
Lo que Smartsheet permite para la gestión de proveedores:
Base de datos de proveedores: Smartsheet permite crear y mantener una base de datos centralizada de proveedores, incluyendo información de contacto, detalles de productos, historial de pedidos y evaluaciones de rendimiento.
Solicitud de propuestas (RFP): Smartsheet facilita la creación y gestión de RFP para comparar proveedores y seleccionar la mejor opción para cada producto o servicio.
Seguimiento de pedidos: Se puede realizar un seguimiento del estado de los pedidos realizados a diferentes proveedores, incluyendo fechas de entrega, costos y estado de recepción.
Evaluación de proveedores: Smartsheet permite evaluar el rendimiento de los proveedores en función de criterios como calidad, puntualidad, precio y servicio al cliente.
5. Alta y baja de empleados
Automatiza los procesos de incorporación y desvinculación de empleados, garantizando que se sigan todos los pasos necesarios y que se realice un seguimiento exhaustivo en todo momento.
Gracias a su automatización, se puede reducir la carga administrativa y la posibilidad de errores humanos, a la vez que se mejora la eficiencia y la comunicación entre los equipos involucrados.
Beneficios de usar Smartsheet y Resource Management para la gestión de recursos humanos
1. Simplificación del proceso de onboarding:
Creación de checklists personalizadas: Permite crear checklists personalizadas para guiar el proceso de onboarding de nuevos empleados, asegurando que se completen todas las tareas necesarias.
Asignación de tareas y responsables: Facilita la asignación de tareas de onboarding a los responsables correspondientes, como la creación de cuentas de usuario, la entrega de manuales y la organización de capacitaciones.
Seguimiento del progreso: Permite monitorear el progreso del onboarding de cada nuevo empleado, identificando posibles retrasos o problemas.
2. Agilización del proceso de offboarding:
Creación de checklists de offboarding: Permite crear checklists personalizadas para guiar el proceso de offboarding de empleados que dejan la empresa, asegurando que se completen todas las tareas necesarias.
Gestión de activos de la empresa: Facilita la recuperación de activos de la empresa, como laptops, teléfonos y tarjetas de acceso, asignados al empleado que se va.
Finalización de cuentas de usuario y acceso a sistemas: Permite finalizar las cuentas de usuario del empleado que se va y revocar su acceso a sistemas y datos de la empresa.
3. Optimización de la gestión de recursos humanos:
Centralización de la información de empleados: Permite almacenar y organizar de forma centralizada toda la información relevante de los empleados, como datos personales, información de contacto, historial laboral, habilidades y disponibilidad.
Visualización de la capacidad de recursos: Facilita la visualización de la capacidad de recursos humanos de la empresa, identificando posibles cuellos de botella o necesidades de contratación.
Análisis de datos de recursos humanos: Permite generar informes y análisis de datos de recursos humanos, como rotación de personal, tiempo promedio de permanencia en la empresa y satisfacción de los empleados.
Casos de uso de Smartsheet y Resource Management para la gestión de empleados
Onboarding de nuevos empleados: Smartsheet y Resource Management pueden utilizarse para crear checklists personalizadas, asignar tareas a los responsables y monitorear el progreso del proceso de onboarding de nuevos empleados.
Offboarding de empleados que se van: Smartsheet y Resource Management pueden utilizarse para crear checklists de offboarding, gestionar la recuperación de activos de la empresa y finalizar las cuentas de usuario de los empleados que se van.
Gestión de la base de datos de empleados: Smartsheet y Resource Management pueden utilizarse para almacenar y organizar información de empleados, como datos personales, información de contacto, historial laboral, habilidades y disponibilidad.
Planificación de la fuerza laboral: Smartsheet y Resource Management pueden utilizarse para visualizar la capacidad de recursos humanos de la empresa, identificar posibles cuellos de botella o necesidades de contratación y planificar la fuerza laboral de manera eficiente.
Análisis de datos de recursos humanos: Smartsheet y Resource Management pueden utilizarse para generar informes y análisis de datos de recursos humanos, como rotación de personal, tiempo promedio de permanencia en la empresa y satisfacción de los empleados.
6. Seguimiento de I+D
Realiza un seguimiento detallado para identificar riesgos, oportunidades y puntos de mejora. Con esta herramienta puedes recopilar y analizar todos tus datos en tiempo real para tomar buenas decisiones y optimizar tus inversiones en I+D. Con una visión clara del progreso de cada proyecto, puedes asignar recursos de manera más eficiente y realizar todos los ajustes necesarios para garantizar el éxito de tus esfuerzos.
Beneficios de usar Smartsheet para el seguimiento de I+D en la industria sanitaria
1. Centralización de información y documentación:
Permite almacenar y organizar de forma centralizada toda la información y documentación relacionada con los proyectos de I+D, incluyendo protocolos de investigación, resultados de experimentos, datos de análisis y documentos regulatorios.
Facilita el acceso a la información para todos los miembros del equipo de I+D, mejorando la transparencia y la colaboración.
2. Planificación y gestión de proyectos de I+D:
Permite crear planes de proyecto detallados con tareas, plazos, responsables y recursos asignados.
Ofrecer herramientas para monitorear el progreso de los proyectos, identificar riesgos y tomar medidas correctivas.
Genera informes de estado personalizados para visualizar el avance de los proyectos y tomar decisiones informadas.
3. Gestión de datos y análisis:
Permite almacenar y analizar datos de investigación de forma segura y eficiente.
Facilita la visualización de datos mediante gráficos y tablas para identificar tendencias y patrones.
Genera informes de análisis personalizados para apoyar la toma de decisiones en el desarrollo de nuevos medicamentos.
4. Gestión de cumplimiento regulatorio:
Permite realizar un seguimiento del cumplimiento de las regulaciones aplicables a los proyectos de I+D farmacéutica.
Facilita la gestión de documentación regulatoria, como informes de ensayos clínicos y solicitudes de aprobación de medicamentos.
Genera alertas para identificar posibles riesgos de incumplimiento regulatorio.
5. Colaboración y comunicación:
Facilita la colaboración entre los equipos de I+D, incluyendo científicos, ingenieros, investigadores clínicos y personal regulatorio.
Ofrece funciones de mensajería instantánea, foros de discusión y notificaciones para mantener a todos informados.
Permite compartir archivos, documentos y comentarios de forma centralizada.
Casos de uso de Smartsheet para el seguimiento de I+D
Gestión de proyectos de investigación preclínica: Smartsheet puede utilizarse para planificar, ejecutar y monitorear proyectos de investigación preclínica, como el descubrimiento de fármacos, la evaluación de seguridad y eficacia y la selección de candidatos a medicamentos.
Gestión de ensayos clínicos: Smartsheet puede utilizarse para planificar, ejecutar y monitorear ensayos clínicos, incluyendo el reclutamiento de pacientes, la recopilación de datos y el análisis de resultados.
Gestión de registros regulatorios: Smartsheet puede utilizarse para gestionar la documentación regulatoria, realizar un seguimiento del cumplimiento de las regulaciones y generar informes para las autoridades regulatorias.
Gestión de propiedad intelectual: Smartsheet puede utilizarse para gestionar patentes, derechos de autor y otros activos de propiedad intelectual relacionados con los proyectos de I+D.
Análisis de datos de I+D: Smartsheet puede utilizarse para almacenar, analizar y visualizar datos de investigación, identificar tendencias y patrones y tomar decisiones informadas en el desarrollo de nuevos medicamentos.
7. Seguimiento de ensayos clínicos o de laboratorio
Gestionar y supervisar el desarrollo de un ensayo clínico o cualquier proceso de laboratorio no es una tarea sencilla. Sin embargo, mediante el seguimiento completo de estos procesos a través de Smartsheet, se puede monitorear el progreso desde el inicio hasta la finalización, evaluar la eficacia y seguridad del producto y asegurar su cumplimiento en todo momento.
Beneficios de usar Smartsheet para el seguimiento de ensayos clínicos o de laboratorio
1. Centralización de datos y documentación:
Almacena y organiza de forma centralizada toda la información y documentación relacionada con el estudio, incluyendo protocolos, consentimientos informados, formularios de recolección de datos, resultados de análisis y comunicaciones con las partes interesadas.
Facilita el acceso a la información para todos los miembros del equipo, mejorando la transparencia, la colaboración y el cumplimiento normativo.
2. Planificación y gestión del estudio:
Permite crear planes de estudio detallados con tareas, plazos, responsables y recursos asignados.
Ofrece herramientas para monitorear el progreso del estudio, identificar desviaciones del protocolo y tomar medidas correctivas.
Genera informes de estado personalizados para visualizar el avance del estudio y tomar decisiones informadas.
3. Recolección y gestión de datos:
Facilita la recolección de datos de forma electrónica mediante formularios personalizados y automatizados.
Permite almacenar y organizar de forma segura datos de participantes, experimentos y análisis.
Ofrece herramientas para limpiar, validar y analizar datos para obtener información valiosa.
4. Monitoreo y seguimiento de participantes:
Permite realizar un seguimiento del reclutamiento, la retención y el estado de salud de los participantes del estudio.
Facilita la comunicación con los participantes y la gestión de eventos adversos.
Genera informes de seguimiento personalizados para evaluar la seguridad y eficacia del tratamiento en estudio.
5. Cumplimiento normativo:
Permite realizar un seguimiento del cumplimiento de las Buenas Prácticas Clínicas (GCP) y otras regulaciones aplicables a los ensayos clínicos o de laboratorio.
Facilita la gestión de documentación regulatoria, como informes de progreso y auditorías.
Genera alertas para identificar posibles riesgos de incumplimiento normativo.
6. Colaboración y comunicación:
Facilita la colaboración entre investigadores, técnicos de laboratorio, personal clínico y patrocinadores del estudio.
Ofrece funciones de mensajería instantánea, foros de discusión y notificaciones para mantener a todos informados.
Permite compartir archivos, documentos y comentarios de forma centralizada.
Casos de uso de Smartsheet para el seguimiento de ensayos clínicos o de laboratorio
Gestión de protocolos de estudio: Smartsheet puede utilizarse para crear, revisar y aprobar protocolos de estudio, asegurando que cumplan con los requisitos éticos y científicos.
Recolección de datos electrónicos: Smartsheet puede utilizarse para crear formularios electrónicos para la recolección de datos de participantes, experimentos y análisis, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.
Monitoreo de eventos adversos: Smartsheet puede utilizarse para registrar, clasificar y reportar eventos adversos relacionados con el estudio, asegurando la seguridad de los participantes.
Gestión de consentimientos informados: Smartsheet puede utilizarse para almacenar y gestionar consentimientos informados de participantes, asegurando su comprensión y aprobación del estudio.
Análisis de datos de estudio: Smartsheet puede utilizarse para analizar datos de estudio, identificar tendencias y patrones, y generar informes para evaluar la seguridad y eficacia del tratamiento en estudio.
8. Soluciones financieras
Para una buena gestión financiera es necesario estar pendiente de todos los detalles y planificar con visión a futuro para garantizar el crecimiento y la rentabilidad. Con Smartsheet, este trabajo se vuelve más sencillo, ya que se puede llevar un seguimiento de los gastos, generar informes y tomar decisiones adecuadas, lo que permite mantener la salud financiera de la empresa y asegurar su prosperidad a largo plazo.
Beneficios de usar Smartsheet para soluciones financieras en la industria farmacéutica
1. Gestión presupuestaria y control de gastos:
Permite crear y gestionar presupuestos detallados para diversos departamentos, proyectos y actividades.
Facilita el seguimiento del gasto en tiempo real y la identificación de posibles desviaciones presupuestarias.
Ofrece herramientas para aprobar o rechazar solicitudes de gasto y controlar el uso de recursos financieros.
2. Gestión de contratos y acuerdos:
Permite almacenar y organizar de forma centralizada contratos, acuerdos y otros documentos financieros relevantes.
Facilita el seguimiento de plazos de vencimiento, pagos y obligaciones contractuales.
Genera alertas para recordar pagos pendientes y fechas límite importantes.
3. Análisis financiero y elaboración de informes:
Permite realizar análisis financieros de datos de ventas, gastos, inversiones y otros indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Facilita la creación de informes personalizados para visualizar tendencias, identificar patrones y tomar decisiones informadas.
Ofrece herramientas para compartir informes con stakeholders y equipos relevantes.
4. Gestión de riesgos financieros:
Permite identificar, evaluar y priorizar riesgos financieros que puedan afectar a la empresa.
Facilita la desarrollo de planes de acción para mitigar riesgos y proteger la estabilidad financiera.
Ofrece herramientas para monitorear el impacto de los riesgos en los resultados financieros.
5. Colaboración y comunicación financiera:
Facilita la colaboración entre equipos financieros, departamentos operativos y stakeholders externos.
Ofrece funciones de mensajería instantánea, foros de discusión y notificaciones para mantener a todos informados.
Permite compartir archivos, documentos y comentarios de forma centralizada.
Casos de uso de Smartsheet para soluciones financieras en la industria farmacéutica
Planificación y gestión presupuestaria: Smartsheet puede utilizarse para crear y gestionar presupuestos anuales, trimestrales o mensuales para diferentes departamentos, proyectos y actividades.
Seguimiento de gastos y control de facturas: Smartsheet puede utilizarse para registrar, aprobar y pagar facturas de proveedores, asegurando un control eficiente del gasto.
Gestión de cobros y cuentas por cobrar: Smartsheet puede utilizarse para realizar un seguimiento de cobros a clientes, identificar pagos pendientes y gestionar cuentas por cobrar.
Análisis de rentabilidad de productos y proyectos: Smartsheet puede utilizarse para analizar la rentabilidad de productos, proyectos o inversiones, identificando áreas de mejora y tomando decisiones estratégicas.
Elaboración de informes financieros: Smartsheet puede utilizarse para crear informes financieros personalizados para stakeholders internos y externos, como estados financieros, análisis de ratios y presentaciones de resultados.
9. Sistema de Ticketing IT
Asegura una continuidad progresiva y una gestión eficiente de incidencias gracias al sistema de ticketing de TI integrado en Smartsheet. Gracias a este sistema, podrás abordar cualquier problema de forma rápida, ágil y sencilla, lo que permitirá mantener un control uniforme en tu organización, ayudando a los departamentos de TI a gestionar solicitudes de soporte, resolver problemas y mejorar la satisfacción de los usuarios.
Beneficios de usar Smartsheet para un sistema de ticketing IT
1. Centralización de solicitudes de soporte:
Permite crear un portal de autoservicio para que los usuarios envíen solicitudes de soporte de forma fácil y rápida.
Facilita la organización y clasificación de solicitudes por tipo, prioridad y departamento responsable.
Ofrece una vista centralizada de todas las solicitudes de soporte, mejorando la visibilidad y el control.
2. Asignación y seguimiento de tickets:
Permite asignar tickets a los técnicos de soporte de manera eficiente, asegurando una distribución equitativa de la carga de trabajo.
Facilita el seguimiento del progreso de los tickets, desde la creación hasta la resolución.
Ofrece herramientas para notificar a los usuarios sobre el estado de sus tickets y mantenerlos informados.
3. Gestión de la base de conocimientos:
Permite crear y almacenar una base de conocimientos con soluciones a problemas comunes, manuales de usuario y guías de resolución de problemas.
Facilita el acceso a la información de la base de conocimientos por parte de los técnicos de soporte y los usuarios.
Reduce el tiempo de resolución de problemas y mejora la satisfacción de los usuarios.
4. Automatización de flujos de trabajo:
Permite automatizar tareas repetitivas, como la creación de tickets, la asignación a técnicos y el envío de notificaciones.
Libera tiempo a los técnicos de soporte para que se centren en problemas más complejos.
Acelera la resolución de tickets y mejora la eficiencia general del sistema.
5. Informes y análisis de datos:
Permite generar informes sobre el volumen de tickets, el tiempo de resolución, la satisfacción de los usuarios y otros indicadores clave de rendimiento (KPIs).
Facilita la identificación de tendencias, áreas de mejora y oportunidades para optimizar el sistema de ticketing.
Ayuda a tomar decisiones informadas sobre la gestión de recursos y la mejora de los procesos de TI.
Casos de uso de Smartsheet para un sistema de ticketing IT
Recepción y gestión de solicitudes de soporte: Smartsheet puede utilizarse para crear un formulario de solicitud de soporte en línea, permitiendo a los usuarios enviar solicitudes de forma fácil y rápida. Las solicitudes se pueden clasificar automáticamente por tipo, prioridad y departamento responsable, asegurando una distribución equitativa de la carga de trabajo entre los técnicos de soporte.
Asignación y seguimiento de tickets: Smartsheet puede utilizarse para asignar tickets a los técnicos de soporte de manera eficiente, basándose en su disponibilidad, habilidades y experiencia. El progreso de los tickets se puede seguir en tiempo real, y los usuarios pueden recibir notificaciones sobre el estado de sus solicitudes.
Gestión de la base de conocimientos: Smartsheet puede utilizarse para crear y almacenar una base de conocimientos con soluciones a problemas comunes, manuales de usuario y guías de resolución de problemas. Los técnicos de soporte pueden acceder fácilmente a esta información para resolver problemas de manera rápida y eficiente.
Automatización de flujos de trabajo: Smartsheet puede utilizarse para automatizar tareas repetitivas, como la creación de tickets a partir de correos electrónicos, la asignación a técnicos de soporte en función del tipo de problema y el envío de notificaciones a los usuarios sobre el estado de sus tickets.
Generación de informes y análisis de datos: Smartsheet puede utilizarse para generar informes sobre el volumen de tickets, el tiempo de resolución, la satisfacción de los usuarios y otros KPIs. Estos informes pueden usarse para identificar tendencias, áreas de mejora y oportunidades para optimizar el sistema de ticketing.
Conclusiones
Consigue la ayuda profesional que necesitas para asegurar una implantación exitosa con Smartsheet. Nuestro equipo especializado, Uniendo Nodos, está disponible para ofrecerte asesoramiento personalizado en todas las etapas del proceso, desde la definición de tus objetivos hasta la configuración y personalización de la herramienta.
Además, te ayudaremos en la migración de datos desde otras plataformas y optimizaremos tu uso de Smartsheet para que puedas sacarle el máximo partido. Y si surgiera alguna duda o incidencia, estaremos ahí para solucionarla rápidamente.
Smartsheet es, sin duda, un software potente y flexible que te permitirá gestionar tus proyectos y colaborar con tu equipo de manera eficiente y segura. Pero para lograr el máximo rendimiento, es imprescindible seguir una estrategia adecuada. En Uniendo Nodos, estamos dispuestos a ayudarte en este proceso y acompañarte en tu viaje hacia la transformación digital. ¡No dudes en contactarnos para descubrir cómo podemos ayudarte a impulsar tu empresa!
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