Dashboards Smartsheet: Visualización de datos para tus proyectos.

Los dashboards son faros luminosos en el vasto océano de datos, guiándonos hacia la toma de decisiones informadas y estratégicas. En el mundo de la gestión de proyectos, Smartsheet emerge como un aliado poderoso al ofrecer la capacidad de crear dashboards impactantes y funcionales que transforman datos en conocimientos prácticos.

¿Qué es un Dashboard en Smartsheet?

Antes de sumergirnos en la creación y personalización de dashboards en Smartsheet, es fundamental comprender su esencia. Un dashboard es una representación visual consolidada de datos clave, proporcionando una visión instantánea del estado y rendimiento de tus proyectos.

El Dashboard para reportar 

Los Dashboard en Smartsheet son perfectos para reportar a tu equipo, superiores o stakeholders sin necesidad de invertir tiempo en ello, ya que se actualizan en tiempo real.

¿Qué puedes incluir en un dashboard de Smartsheet para reportar a tus superiores y stakeholders?

Indicadores clave de rendimiento (KPIs):

• Porcentaje de tareas completadas

• Tareas atrasadas

• Costo del proyecto vs. presupuesto

• Duración del proyecto vs. plazo

• Riesgos identificados

  
  

Visualizaciones:

• Gráficos de barras: para mostrar el progreso de las tareas por fase o equipo.

• Gráficos de línea: para visualizar tendencias en el tiempo (por ejemplo, costos).

• Diagramas de Gantt: para mostrar la línea de tiempo del proyecto y las dependencias entre tareas.

• Mapas de calor: para identificar áreas que requieren atención inmediata.

• Indicadores visuales: como semáforos para mostrar el estado de las tareas (rojo: en riesgo, amarillo: en progreso, verde: completado).

  
  

Filtros y segmentaciones:

• Permitir a los usuarios filtrar los datos por proyecto, equipo, fase o cualquier otro criterio relevante.

• Segmentar los datos para obtener una visión más detallada de áreas específicas.

Creación de Dashboards Personalizados: Paso a Paso

¿Cómo crear un dashboard efectivo en Smarsheet?

1. Identifica tus KPIs y selecciona tus datos clave: Identifica los datos cruciales para tu proyecto, define los indicadores más importantes para tu proyecto y tus stakeholders. Puede incluir fechas críticas, progreso de tareas, asignaciones de recursos y cualquier otro indicador relevante.

2. Diseña tu panel de control: Utiliza la interfaz intuitiva de Smartsheet para diseñar tu dashboard. Arrastra y suelta elementos como gráficos, indicadores de estado y métricas clave para construir una representación visual efectiva. Utiliza colores, fuentes y estilos que sean atractivos y profesionales.

3. Organiza la información: Agrupa los datos de manera lógica y fácil de entender.

4. Personalización con widgets: Smartsheet ofrece una variedad de widgets que puedes agregar para personalizar tu dashboard. Desde gráficos de barras hasta medidores de progreso, selecciona los widgets que mejor se adapten a tus necesidades.

5. Comparte el dashboard: Distribuye el dashboard a tus superiores y stakeholders a través de un enlace o incrustándolo en una presentación.

6. Integración de información en tiempo real: Con Smartsheet, la información se actualiza en tiempo real. Aprovecha esta característica para mantener tu dashboard siempre actualizado, proporcionando una visión precisa y en tiempo real de tus proyectos.

   
   

Beneficios de utilizar Dashboards en Smartsheet:

1. Toma de decisiones informada: Con todos los datos clave en un solo lugar y visualizados de manera clara, las decisiones se vuelven más informadas y estratégicas.

2. Seguimiento de proyectos simplificado: Los dashboards de Smartsheet permiten un seguimiento rápido y fácil del progreso del proyecto, identificando áreas de atención de un vistazo.

3. Comunicación efectiva: Presenta información compleja de manera accesible. Los dashboards son herramientas poderosas para comunicar el estado del proyecto a todas las partes interesadas.

4. Ahorro de tiempo: Elimina la necesidad de crear informes detallados manualmente.

5. Mayor transparencia: Permite a todos los stakeholders tener una visión compartida del progreso del proyecto.

6. Mejora la colaboración: Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo y los stakeholders.

   
   

Ejemplos de dashboards efectivos:

Estos son algunos de los Dashboard más relevantes que puedes crear en Smartsheet. Pero esto son solo algunos ejemplos, ten en cuenta que podrás crear tantos Dashboard como necesites y personalizarlos en función de los que quieras mostrar.

• Dashboard de progreso del proyecto: Muestra el porcentaje de tareas completadas, las tareas atrasadas y los riesgos identificados.

• Dashboard de gestión de recursos: Visualiza la asignación de recursos, la capacidad de los equipos y los costos.

• Dashboard de gestión de riesgos: Muestra los riesgos identificados, su probabilidad y su impacto en el proyecto.

  
  

Los 3 tipos de dashboards principales y cuándo utilizarlos:

• Dashboard estratégico:

  • Objetivo: Visualizar los objetivos a largo plazo del proyecto y medir el progreso hacia ellos.

  • KPIs: Indicadores clave relacionados con los objetivos estratégicos.

  • Uso: Para presentaciones a la alta dirección y toma de decisiones a largo plazo.

• Dashboard operativo:

  • Objetivo: Monitorear las operaciones diarias del proyecto y detectar problemas de manera temprana.

  • KPIs: Indicadores relacionados con el progreso de las tareas, la asignación de recursos y la calidad.

  • Uso: Para el seguimiento diario del equipo y la gestión de riesgos.

• Dashboard analítico:

  • Objetivo: Analizar datos en profundidad para identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora.

  • KPIs: Métricas más detalladas y específicas para cada área del proyecto.

  • Uso: Para tomar decisiones basadas en datos y optimizar el rendimiento del proyecto.

Conclusión: Desata tu creatividad y potencial con Dashboards en Smartsheet

En el mundo de la gestión de proyectos, la información es clave. Los dashboards en Smartsheet son las herramientas que te ayudarán a convertir datos en conocimientos accionables. No solo proporcionan claridad en medio del caos de datos, sino que también permiten una gestión eficiente y estratégica. ¡Explora el potencial de los dashboards en Smartsheet y lleva tus proyectos al siguiente nivel!